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Lex100 está concebido como una herramienta flexible y de uso general, utilizable en todas las dependencias judiciales vinculadas a la gestión de los expedientes, pudiendo adaptarse a cualquier fuero, instancia o dependencia.
Al incorporar medidas de total seguridad, permite un acceso escalonado y totalmente controlado de los diferentes usuarios que interactúan en el expediente, sean éstos miembros de la organización judicial o externos a la misma.
Está orientado al escrito como elemento central, alrededor del cual se organiza todo el movimiento del expediente.
Para ello, incluye un potente motor de Work-Flow adaptado a la actual normativa procesal que permite el seguimiento completo de toda la evolución del expediente y que está vinculado a las propiedades de cada tipo de escrito. En efecto, la inclusión o generación de un escrito puede desencadenar diversas acciones o producir cambios de situación del expediente.
Toda la información es almacenada en tiempo real en una base de datos documental, quedando disponible para su búsqueda y reutilización.
El sistema incorpora un componente de seguridad que controla tanto los permisos de acceso en función de roles, como mecanismos de auditoría permanente y un completo sistema de gestión de las contingencias.
Visión general de los componentes
El sistema se apoya en los datos de la causa almacenados sobre una base de datos relacional.
Asociados a los datos se encuentran todos los documentos y, en particular, los escritos producidos por el propio sistema, basándose en un conjunto de modelos de escritos. Estos modelos contienen tanto la forma de los escritos (textos en combinación con los datos del expediente y las reglas de dicha combinación), como las acciones sobre el estado del expediente que cada escrito lleva asociadas.
Las reglas de negocio se apoyan sobre un mecanismo de Work-Flow que está asociado a los escritos, reproduciendo el mecanismo de gestión de expedientes actual, por el que toda acción debe ser consecuencia o estar vinculada a un escrito; y recíprocamente, un escrito sólo puede ser emitido en determinadas situaciones del expediente.
El componente de gestión de plazos y de agenda complementa los mecanismos de gestión anteriores.
El sistema mantiene un conjunto de componentes que controlan las comunicaciones entre los distintos intervinientes, que pueden ser tanto de la propia organización como externos a la misma. Este componente facilita la consolidación de una auténtica administración digital de la justicia al permitir un flujo de informaciones y documentos ágiles, a distancia y con total seguridad.
Para ello, el componente de seguridad garantiza un control de acceso totalmente escalonado y protegido, con mecanismos de auditoría que permiten rastrear el comportamiento del sistema en todo momento y para cualquier tipo de operación realizada. Paralelamente, este componente aporta una completa capacidad de gestión de las contingencias.
Estos componentes quedan en buena medida ocultos al usuario, que solamente debe interactuar con el sistema reproduciendo su operatoria habitual y manejando siempre elementos que a él le resultan familiares.
Componentes funcionales
Desde un enfoque funcional, LEX100 está compuesto por cuatro componentes: tres módulos de carácter horizontal, denominados Módulos horizontales, que contienen toda la funcionalidad general del sistema y que es utilizada de forma reiterada en distintos puntos de éste. Sobre los módulos horizontales se inserta un componente que contiene la funcionalidad específica de las reglas de negocio de la gestión de expedientes, denominado Áreas funcionales Lex100.
Los módulos horizontales llevan a cabo tareas especializadas, para lo que son invocados desde las áreas funcionales. Se trata de componentes aislados, totalmente desacoplados, que se comunican a través de llamadas y que pueden configurase como Web-Services.
Módulos horizontales
- Gestor de documentos y escritos. Se encarga de la definición de los modelos de escritos y la operatoria asociada a cada uno de ellos, como por ejemplo las acciones que provocan sobre los expedientes. Igualmente, se encarga de todos los mecanismos de fusión entre modelos de escritos y datos del expediente para la construcción de escritos personalizados a partir de esos datos.
Verifica en todo momento la consistencia de los datos a utilizar y la concordancia con la situación del expediente.
Todas estas relaciones entre datos y situación del expediente y escritos son totalmente parametrizables. - Gestor documental. Se encarga de la indexación y almacenamiento en forma documental de toda la información de los expedientes, tanto la incluida en documentos y escritos como en los datos de la causa.
El gestor documental aporta las herramientas de recuperación de toda la información, con mecanismos de filtrado y organización que permiten un uso flexible de la misma, con todo tipo de búsquedas y reports.
Los mecanismos de búsqueda se apoyan en una lógica sencilla, semejante a la de los buscadores más habituales y familiar para la mayoría de los usuarios. - Gestor de seguridad de acceso y auditoría. Se encarga de la seguridad de la aplicación. Esta seguridad se subdivide en tres apartados funcionales: (a) Control de acceso, en función de permisos, perfiles y roles; (b) mecanismos de auditoría permanente, y (c) infraestructura de gestión de las contingencias.
Áreas funcionales
Las áreas funcionales de Lex100 incluyen todo lo necesario para la completa gestión de un expediente, tanto físico como electrónico, o situaciones híbridas de éstos, esto es expedientes físicos que mantienen una copia total o parcial electrónica. (Estas situaciones resultan habituales al existir frecuentemente un desajuste entre una gestión electrónica y una normativa que exige el mantenimiento de los documentos físicos. En estos casos no se producen expedientes electrónicos puros, sino copias electrónicas del expediente físico.)
Las funcionalidades aportadas se agrupan en cuatro áreas diferentes: (a) Despacho y tramitación de expediente; (b) Comunicaciones y notificaciones; (c) Jurisprudencia, archivo y documentación, y (d) Indicadores de gestión y estadísticas.
Estas áreas funcionales permanecen parcialmente ocultas al usuario, quien las ve encapsuladas en las acciones conceptualmente semejantes a las que realiza sobre el expediente físico, y ordenadas en distintos menús del sistema.
- Despacho, tramitación, emisión y recepción de escritos. Esta área funcional se ocupa de todas las acciones requeridas para la gestión del expediente, tanto en forma individual como masiva. Ofrece al usuario todas las herramientas para el manejo de datos, creación de escritos a partir de los modelos definidos, modificaciones de situación y de estado procesal, control de plazos y vencimientos, agenda, así como diversas acciones especializadas según fueros o instancias.
- Comunicaciones y notificaciones. Apoyándose en el módulo horizontal de seguridad, gestiona el flujo de comunicaciones entre los distintos tipos de usuarios del sistema, ya sean internos o externos. En particular, mantiene todos los mecanismos de notificaciones, muchas de las cuales se generan de forma automática como parte del despacho del expediente.
- Jurisprudencia, archivo y documentación. Apoyándose en el módulo horizontal del gestor documental, gestiona el almacenamiento selectivo de aquellos documentos (sentencias, acordadas, etc.) que pueden constituir bases de jurisprudencia.
Al tratarse de un sistema que es desde su origen una base de datos documental, estas operaciones resultan inmediatas, pudiendo organizarse la información por autores, repartos, temática, cronología, tipo de documento, etc., y agruparse luego de manera flexible. Toda la documentación puede ser exportada a formatos externos con la única limitación de las condiciones de seguridad establecidas.
Realiza los procesos de archivo y salida de archivo de los expedientes, así como su control físico. - Estadísticas e indicadores de gestión. Extrae de la base de datos de expedientes todo tipo de información para realizar estadísticas.
Expand, herramienta de productividad Open Source que se utiliza como plugin de Eclipse, aporta herramientas de reports basadas en componentes estándares BIRT y JasperReports.
BIRT (Business Intelligence and Reporting Tool) permite una explotación profunda de toda la información de la base de datos, generando todo tipo de formatos.
La herramienta de indicadores de gestión permite de manera sencilla y totalmente parametrizable la construcción de indicadores que se ajusten a aquellos aspectos que se deseen medir.
Para la construcción de estos indicadores se pueden utilizar, entre otros, los sub-indicadores siguientes: Número de expedientes, número de escritos admitidos y generados, plazos en despacho y en letra, medida de cumplimiento de plazos procesales, tiempo de duración de los expedientes, número de sentencias producidas, por tipos, número de sentencias recurridas, número de sentencias revocadas o modificadas en instancias superiores. Todos ellos se pueden utilizar en términos absolutos y relativos, comparados por fueros, instancias, grupos de oficinas, zonas geográficas, número de expedientes o número de empleados activos. Y siempre analizando desviaciones respecto a promedios, entre muestras diferentes y/o plazos diferentes, determinando tendencias.
